Les meves apps

En aquesta pàgina trobareu algunes apps i programes que us ajudaràn a millorar la vostra eficiència personal, ordenats per categories (tot i que cada vegada és més difícil classificar algunes aplicacions per la gran quantitat de característiques que incorporen):

  • Gestors de tasques i projectes
  • Guardar informació i prendre notes
  • Recordatoris i calendari
  • Gestors de correu electrònic
  • Altres

Gestors de tasques i projectes

Todoist

Todoist és una aplicació multiplataforma disponible per Windows, iPhone, iPad, Android i Mac. A part, s’hi pot accedir des del navegador web i té extensions pels principals navegadors. Això fa que el seu disseny no acabi de coincidir amb el propi de cap d’aquestes plataformes, tot i que està bastant ben treballada i això no serà un impediment.

Té una versió gratuïta amb opcions suficients per satisfer les necessitats dels usuaris més bàsics i, si es volen més opcions, per 3€ mensuals es pot afegir la possibilitat de posar etiquetes a les tasques, adjuntar-hi arxius, fer comentaris, augmentar el número de projectes simultanis que es poden tenir i activar els filtres per fer cerques tant precises com es desitgi.

A simple vista pot semblar una aplicació més senzilla que Things o Omnifocus, però cal no deixar-se enganyar i explorar en les possibilitats que ofereix la versió amb subscripció: poques coses trobarem que les altres aplicacions puguin fer i aquesta no.

I com a punt a favor seu, es pot integrar amb Alexa i controlar l’entrada a les diferents llistes amb la veu.

Trello

Trello està pensada per utilitzar amb eficàcia i simplicitat el mètode Kanban. Dins de cada tauler es poden crear tantes columnes com parts tingui el procés que es vol controlar. A cada columna s’hi poden anar posant les corresponents targetes i anar-les arrastrant d’una columna a l’altra quan correspongui. Dins de cada targeta s’hi poden afegir llistes de comprovació, imatges, arxius adjunts, comentaris, etiquetes i una descripció que accepta llenguatge Markdown. També es poden crear diferents grups de taulers per si es treballa amb diferents empreses alhora, per diferenciar els clients o simplement per separar la part personal de la professional. I tot això amb la versió gratuïta!

Passar-se a la versió premium permet tenir taulers il·limitats (la versió bàsica limita a 10 per equip de treball) i elimina el límit d’una automatització i d’una extensió per tauler. Les automatitzacions permeten crear botons a les targetes i als taulers per executar grups d’accions que s’executen repetidament en el mateix ordre, mentre que les extensions permeten integrar Trello amb gran quantitat de serveis externs com calendaris, emmagatzematges al núvol o aplicacions de gestió d’equips com Slack o Teams.

Disposa d’aplicacions per a telèfons intel·ligents, tant Android com iPhone, per tauletes, per Mac, Windows 10 i per navegador.

Lamentablement, l’extensió “custom fields” o “campos personalizados” ara forma part de la versió de pagament. Permet afegir tants camps d’informació com es vulgui a cada targeta, ja siguin text, dates o caselles de verificació i mostrar-les a la vista general de targetes. Poques extensions més útils i productives hi deu haver!


Recordatoris i calendari

Google Calendar

El calendari és una aplicació imprescindible per a qualsevol persona que aspiri a organitzar amb eficàcia el seu temps. I Google Calendar és una aplicació universal, gratuïta i inclosa dins de qualsevol compte de Google, sigui personal o professional, a la que es pot accedir des de qualsevol navegador web o des de les apps específiques disponibles a les diferents plataformes.

Permet crear calendaris il·limitats, compartir-los i subscriure’s a calendaris creats per altres persones. A cada entrada del calendari se li pot assignar fàcilment una ubicació, notes amb informació addicional, adjuntar-hi arxius, activar avisos o repetir-la amb la freqüència que es desitgi.

De fet, actualment qualsevol compte creat en el principals proveïdors de correu inclou un calendari amb les mateixes funcionalitats que el calendari de Google, però aquest, al anar incorporat al crear un Gmail (el servei de correu més utilitzat) té més visibilitat i un major nombre de calendaris disponibles on subscriure’s.

Fantastical

Fantastical és una genial aplicació que uneix en un mateix lloc els recordatoris i tots els calendaris que es tinguin. És de pagament i només està disponible per a dispositius d’Apple. Té un disseny en consonància amb l’ecosistema d’Apple i incorpora totes les funcions que es poden necessitar.

Des de la última gran versió, a part del nou i espectacular disseny, ha passat a requerir una subscripció. També ha incorporat compatibilitat amb altres aplicacions, com per exemple Todoist per veure les tasques amb data de venciment directament a la vista de calendari. Per a usuaris intensius de calendari i tasques, és una de les millors opcions.

Però el seu tret més destacat és la incorporació del llenguatge natural per crear entrades, tot i que és cert que actualment hi ha varies aplicacions més que ho han introduït i ja no és el fet diferencial que justificava per si sol pagar per l’aplicació, com passava fa uns anys. Així, es podria obrir l’aplicació i escriure ràpidament:

Dinar 31th mar from 14 to 18h at Restaurant Fussimanya with Marc Berenguer /casa

La línia anterior crearà una entrada al calendari Casa (si només es té un calendari que comenci amb la lletra “c”, es pot escriure únicament /c) pel dia 31 de març, de dos a sis de la tarda, establirà la ubicació al Restaurant Fussimanya de Tavèrnoles i inclourà com a assistents els que surtin després del “with”. Jo utilitzo les preposicions en anglès perquè quan va aparèixer l’aplicació s’havia de fer així i els humans som uns animals de costums, però des de fa molt de temps ja està disponible en castellà.

Streaks

Streaks és una aplicació entre un gestor de tasques i una app de recordatoris, però amb un enfocament inicial únic i diferenciat: està centrada en l’adquisició d’hàbits.

S’hi poden introduir totes les tasques que es volen repetir i indicar quan es volen repetir. A partir d’aquí l’aplicació activa uns comptadors que indiquen quants dies consecutius fa que es compleix amb cada tasca.

Només està disponible per a Mac, iPhone, iPad i Apple Watch i es pot integrar amb l’aplicació Salut d’Apple per obtenir dades des d’allà (com per exemple els passos fets cada dia).

S’hi poden controlar un màxim de 12 hàbits, que semblen pocs, però ja suposen un bon repte personal. I de tota manera, un cop ja s’ha adquirit definitivament un nou hàbit, es pot eliminar de l’aplicació i substituïr-lo per un de nou.


Gestors de correu electrònic

Outlook

Outlook és l’aplicació de correu de Microsoft. Està inclosa dins els paquets d’Office 365 i disponible a través de navegador web i de les aplicacions per iOS, Android, Mac i Windows.

Pot incorporar qualsevol altre compte de correu a part dels propis Outlook (abans Hotmail) i Exchange de Microsoft. És la principal aplicació utilitzada per les empreses i no és per menys: permet instal·lar certificats digitals per assegurar la identitat de l’emissor, ordenar, arxivar i programar correus, es pot integrar amb pràcticament qualsevol aplicació o servei existent per crear fluxos de treball personalitzats i, si es coneixen les dreceres de teclat, permet reduir el temps que es destina diàriament a atendre correus electrònics.

A més, a part de la pròpia aplicació de correu, incorpora un gestor de tasques, els contactes i el calendari. En cas de tenir l’activitat personal i/o professional centralitzada en un compte de Microsoft, és la principal opció a considerar. I, des de la compra de Sunrise Calendar per part de Microsoft, la part del calendari ha millorat molt en les aplicacions mòbils.

Spark

Spark és una meravella que sembla difícil que pugui existir: de funcionament ràpid, amb totes les opcions necessàries, pot incorporar qualsevol compte i és totalment gratuïta per a ús individual. Permet programar correus i tenir firmes amb format html fàcilment intercanviables des de la mateixa pantalla de creació de correu. Pagant la subscripció mensual per fer-la servir en equips de treball, permet compartir i delegar correus tant entre usuaris com per part de l’administrador de l’equip

Tota la seva configuració es sincronitza a través del núvol en els dispositius on s’instal·li l’aplicació, fent que només haguem de personalitzar-la al nostre gust una vegada i no repetir els passos en cada dispositiu.

A part de la bústia clàssica, te una bústia intel·ligent configurable per veure els correus de tots els comptes junts o separats per tipologia. Al entrar a cada bústia d’entrada individual mostra agrupats els correus marcats, el no llegit i els no llegits. També cal destacar que permet una configuració de les bústies i de les notificacions diferent per a cada compte que s’hi afegeix.

Des de l’últim re-disseny te un aspecte minimalista preciós, sense colors ni elements innecessaris i fins i tot han incorporat un calendari que, tot i tenir de moment unes funcions bastat limitades, serveix per tenir una vista ràpida per dies de les activitats programades.

L’única cosa que se li pot criticar obertament és que té aplicació per iPhone, iPad, Android i Mac, però no per Windows. Això fa que els usuaris de PC (un 90% del mercat) no en puguin gaudir plenament al necessitar una altra aplicació a l’ordinador i no poder tenir la mateixa experiència en tots els dispositius.


Altres

CamScanner

CamScanner és una aplicació imprescindible per escanejar documents amb el mòbil (o la tauleta). Permet corregir la perspectiva i ajustar-ne el color perquè quedin el millor possible.

No és el mateix que un escàner tradicional i és cert que el resultat a vegades no té el color esperat o pot quedar borrós en alguna part si ha de corregir molt la perspectiva, però tot i així és es que suficient per la gran majoria d’usuaris.

És una aplicació multiplataforma i creant un compte d’usuari gratuït es poden emmagatzemar tots els documents escanejats dins el núvol propi de la app. Després, es poden compartir amb qualsevol altre servei o aplicació, això sí, amb una marca d’aigua a la part baixa. Per eliminar aquesta marca d’aigua, cal pagar la subscripció, obtenint a més moltes altres funcions (millora de la qualitat de les imatges, més espai al núvol, més opcions d’edició i compartició, etc). Tot i això, per a un ús domèstic per guardar documents i factures, la versió gratuïta és totalment suficient.

Notion

Notion és una aplicació molt especial. No es pot dir que és ni que fa, perquè depèn de cada usuari. Notion és un gran full en blanc que cadascú pot convertir en el que més li interessi: pot ser un gestor de tasques, un bloc de notes, una base de dades, un gestor de projectes (tant GTD con Kanban)… O tot alhora simultàniament.

Disposa de desenes de plantilles predefinides i, si no n’hi ha cap que sigui exactament el que s’està buscant, es pot començar a crear-ne una des de 0. Això fa que les seves possibilitats siguin infinites, però també li suposa una corba d’aprenentatge molt llarga i elevada.

Està disponible per dispositius Apple, Windows i en navegador web. Té una versió gratuïta que permet crear 1000 elements i limita a 5Mb els arxius adjunts i segueix amb plans molt econòmics de 4$ al mes.

És una aplicació difícil de recomanar. No perquè sigui dolenta, sinó perquè no depèn del tipus d’usuari ni del que vulgui fer amb ella, només de les ganes i esforç que es vulgui destinar a aconseguir-ho.