Getting things done – David Allen

GTD, acrònim de getting things done, és el mètode de productivitat personal més conegut del món. El seu creador, David Allen, va publicar aquest llibre el 2.001, un cop va haver sintetitzat i posat a prova els passos que s’hi detallen.

GTD té tant defensors com detractors. Els primers en defensen l’eficàcia i l’augment de productivitat i d’organització que els hi ha aportat, mentre que els segons solen dir que és un mètode molt complex i difícil de seguir.

La idea principal d’aquest mètode és crear una “ment externa”, de manera que es pugui alliberar la pròpia de recordar i organitzar coses, concentrant així tot el seu potencial en fer-les. Si es té tot correctament creat, no cal preocupar-se d’oblidar alguna cosa, sempre se sap què cal fer en cada moment i, el més important, se sap el motiu pel que no cal fer el que no s’està fent.

Fent una explicació molt breu com a primera aproximació a GTD, es podria dir que el mètode utilitza la idea de treballar per blocs per aprofitar la concentració en una única activitat en cada moment. L’ésser humà no és multitasca (ho sento pels que pensaven que podien fer dues coses alhora, en realitat el que estan fent és canviar la seva atenció entre les dues coses constantment i molt ràpidament).

I existeixen estudis que indiquen que es tarda fins a 26 minuts en recuperar la concentració després d’una interrupció. Per tant, si mentre s’està llegint un article que ens sembla interessant al diari, es para per mirar un mail que acaba d’arribar al mòbil, després, aprofitant que es té l’aparell a les mans, es revisen els likes de l’Instagram, qui està apuntat a la classe de l’endemà al gimnàs i el temps que farà al cap de setmana, al tornar a l’article ja farà estona que s’haurà perdut el fil.

De fet, fa molts anys que se sap que treballar per blocs és més efectiu: quan Henry Ford va crear la cadena de muntatge per fabricar el Ford T va quedar ben demostrat.

Evidentment, això no treu mèrits a David Allen: encara que s’utilitzin procediments ja inventats, el fet d’utilitzar-ne uns de determinats i no d’altres, i la forma com es combinen i s’estructuren és la seva gran (i necessària) aportació.

Els 5 passos establerts per David Allen per seguir el seu mètode son:

• Capturar: anotar tot el que se’ns acudeix o les tasques personals i laborals que va arribant al llarg del dia en una safata d’entrada única. Pot ser física o digital, però és important que hi arribi tot, ja sigui una idea d’un regal per Nadal, un mail sobre la reunió de la pròxima setmana a la feina o el pensament que cal demanar hora al dentista.
• Processar: una vegada al dia (o més si es generen moltes entrades) cal agafar la safata d’entrada i decidir que fer amb cadascun dels elements. No es pot passar MAI al següent fins que no s’ha decidit què fer amb el que es té entre mans. Cada element de la safata té 2 accions principals:
  • Si no requereix cap acció:
    • Si no requereix cap acció ara però podria ser interessant per un futur, es passa a la llista “Per algun dia”.
    • Si no requereix cap acció, però interessa guardar-ho per consultar-ho en un futur, passa a l’arxiu de “Referencia”. Compte, però, amb acumular masses coses.
    • Si no es cap dels dos casos anteriors, es pot eliminar tranquil·lament i sense por.
  • Si requereix una acció:
    • Si es tarda menys de dos minuts a fer-ho, s’ha de fer immediatament. Dos minuts és el temps que David Allen considera que es tarda en processar i organitzar una tasca. Per tant, si fer-la és més ràpid, no té sentit perdre el temps en incloure-la al sistema.
    • Si es tarda més de dos minuts en fer-la, es posa dins el sistema com a tasca individual o com a projecte (en GTD un projecte és una activitat que té un temps màxim de realització d’un any i requereix més d’un pas per completar-se).
• Organitzar: crear les llistes necessàries per organitzar totes les tasques i activitats processades (següents accions, algun dia, a l’ordinador, trucades, mails, bricolatge a casa, fills…) i un calendari per les feines programades a un dia i hora determinades. Cal crear totes les llistes i calendaris necessaris per tenir disponibles tots els contextos necessaris.
• Revisar: diàriament cal revisar el calendari i la llista de següents accions disponibles. També cal establir una revisió setmanal per decidir les següents accions de tots els projectes que es tenen. També és important fer revisions més profundes amb menys freqüència per determinar si tots els projectes estan avançant i si tot el que s’ha fet ajuda a avançar cap a l’objectiu establert. David Allen parla de diferents horitzons per ajudar a establir els objectius al llarg del temps:
  • Nivell de terra: calendari i accions següents
  • Horitzó 1: projectes
  • Horitzó 2: àrees d’interès i responsabilitats
  • Horitzó 3: objectius a un a dos anys vista
  • Horitzó 4: visions a llarg termini
  • Horitzó 5: vida, visió i propòsit
• Actuar: fer la tasca adequada en cada moment amb la tranquil·litat que és la millor opció i que no s’oblida res important. Per seleccionar la tasca a fer en cada instant cal tenir en compte:
  • El context on s’està: assegut davant l’ordinador a l’oficina, fent encàrrecs per la ciutat, a la sala d’espera del metge, a casa el cap de setmana, etc…
  • El temps que es té disponible fins la següent activitat programada.
  • L’energia restant. No és el mateix triar alguna cosa per fer arribant a primera hora a treballar que quan falta mitja hora per plegar d’un dia intens.
  • Les prioritats, referint-se sempre a les coses importants, no les urgents.

Tots els passos son importants però, si n’hagués de triar un per sobre dels altres, sens dubte seria el de capturar. Per tenir realment la consciència tranquil·la s’ha de tenir una confiança total en que tot el que hem de fer o recordar està dins el sistema. I l’única manera d’aconseguir-ho és tenir permanentment present el pas de capturar. Qualsevol cosa que se’ns acudeixi s’ha de capturar, per insignificant que sigui. Posteriorment, en el segon pas ja es decidirà com processar-la, eliminat-la si fa falta.

Un altre punt important a tenir en compte és que no calen grans eines informàtiques per intruduïr GTD en la rutina diaria. És cert que existeixien molt bones apps per crear la ment externa (com Omnifocus, Things o Todoist) i que faciliten el procés, però també es pot fer simplement amb una llibreta i un boli. A la mateixa web de la David Allen Company venen guies per implementar GTD en les aplicacions més famoses (Omnifocus, Things, Todoist, Trello, OneNote, Nirvana, Outlook…).

De fet, considero que és important no sobrecomplicar innecessàriament la manera com s’implementa GTD. Per convertir-se en un hàbit, ha de ser fàcil i ràpid d’executar i de seguir. Utilitzar perquè si programes amb multitud d’opcions i de configuracions, com Omnifocus, només té sentit si s’aprèn a integrar-les per seguir el mètode.

Un cop completament implementat el mètode GTD, millorarà la productivitat i l’eficiència personal. Així doncs, si fins ara tot sembla tant bo, perquè hi han tants blogs i articles a la xarxa criticant el mètode?

La meva opinió és que, si bé la metodologia és eficaç i està ben pensada, és un sistema relativament poc flexible al que l’usuari s’ha d’adaptar. No és possible adaptar el sistema a l’usuari perquè, si se’n canvia una part, se’n veuen afectades les altres i deixa de ser GTD.

Això pot provocar incomoditat en alguns usuaris al seguir el sistema i haver de fer alguna cosa de forma diferent a com ho farien normalment.

També és cert que aquest llibre es pot fer pesat i repetitiu en algun dels seus capítols. Es podria reduir el seu contingut, sense deixar d’explicar els punts clau del mètode que proposa, fent-lo més amé. No en va hi ha certa unanimitat en dir que els llibres “Haz que funcione” del mateix David Allen o, sobretot, “Productividad personal: aprende a liberarte del estrés con GTD” de José Manuel Bolívar son més clars i específics explicant i detallant les diferents parts del sistema.

A més, iniciar-se en GTD no és una cosa que es pugui fer en una tarda. Calen un mínim de 2 o 3 dies completament dedicats a posar en marxa el sistema. Primerament, caldrà fer un buidat mental complet per posar a la safata d’entrada absolutament tot el que es tingui al cap. Després caldrà decidir quines llistes fer per organitzar-ho adequadament. Després, un cop fet tot això, es tracta d’anar mantenint el sistema anotant tot el que es pensa i fent les corresponents revisions setmanals.

Molta gent intenta posar el sistema en marxa massa ràpid o aplicar-ho només a una part de la seva vida, sigui la professional o la personal. Però GTD només funciona si es té tot concentrat en el mateix lloc. No es pot tenir una ment externa parcial, perquè si el que no es té en el sistema falla, es debilita la confiança en GTD i es creu que també pot fallar.

Resumint, GTD no és el sistema de gestió del temps més fàcil d’aplicar, però si el més efectiu si s’aconsegueix fer-ho correctament. I arribar a tenir aquest domini del sistema pot portar mesos o fins i tot anys durant els que es cometran errors, dels que cal aprendre per millorar el sistema GTD propi.

Per sort, ningú que vulgui iniciar-se en GTD estarà sol: existeixen múltiples blogs, podcasts, canals de Youtube, grups de Telegram o d’Slack on agafar idees i plantejar els dubtes i errors per tenir recomanacions de la gran i entregada comunitat de seguidors que té el mètode GTD. Potser no sigui el sistema més fàcil d’aplicar correctament, però tenir una comunitat d’aquestes dimensions on recolzar-se no te preu. Perquè tal com diu el proverbi africà:

Si vols anar ràpid, camina sol. Si vols arribar lluny, ves acompanyat.