En un acte comunicatiu, la responsabilitat d’assegurar la transmissió de la informació desitjada recau en l’emissor, independentment de qui sigui el receptor, d’on estigui i del canal utilitzat.
Si l’emissor no controla que el seu missatge, tal i com ell l’ha formulat, arribi al receptor, no pot esperar obtenir la resposta correcte (o simplement obtenir algun tipus de resposta).
Considerant aquesta responsabilitat clau, és sorprenent la quantitat de vegades que la comunicació té resultats correctes tot i les deficiències en la seva execució. O potser només ens ho sembla que els resultats són correctes. Probablement el receptor ha hagut de demanar informació addicional abans d’emetre una resposta i, tot i haver obtingut la resposta correcte, el procés no ha estat eficient.
I ser ineficient és inacceptable, ja que malgastem el recurs més valuós que tenim: el temps.
Alguns consells per no malgastar temps i ser més eficients com a emissors serien:
- Assegurar-se que el receptor està rebent el missatge. No serveix de res parlar amb algú que no escolta o enviar un mail o un Whatsapp a la persona equivocada.
- No ometre informació. Si se saben detalls que poden afectar a la resposta, com dates, llocs, persones que es veuran involucrades, etc; sempre és millor donar-los des del principi per evitar que el receptor hagi de preguntar-los posteriorment. O pitjor, que prepari la resposta sense saber-los i després es vegi que cal repetir-ho tot amb la nova informació.
- No donar per suposat el coneixement de l’assumpte del receptor. Relacionat amb el punt anterior, és important no començar a donar per suposat que el receptor farà o pensarà el mateix que nosaltres en el moment d’emetre la comunicació. Donar tota la informació necessària des de l’inici sempre és la millor opció.
- En missatges curts, no fer múltiples preguntes, i menys si poden tenir respostes iguals o similars. Si, per exemple, es fan 2 o 3 preguntes que es poden respondre amb sí o no, i el receptor només contesta “sí”, no podem saber si és la resposta a totes les preguntes fetes o si només ha contestat una part del missatge. Això obligarà a tornar a preguntar per demanar una nova explicació, perdent temps tots plegats, quan amb la formulació adequada del missatge inicial es podria haver evitat.
- Adaptar el missatge al receptor. Si coneixem el receptor (formació, coneixements, personalitat…), hem d’intentar adaptar el missatge per fer-li el més assequible possible la comprensió del mateix i facilitar-li la resposta.
- Escollir el canal correcte. Si el missatge és urgent cal utilitzar un mètode de comunicació síncron (trucada de telèfon o conversa presencial), però si no requereix resposta immediata sempre és millor escollir un mètode asíncron (correu electrònic o missatge de Whatsapp). Així evitem interrompre innecessàriament i donem l’oportunitat al receptor de respondre còmodament en el moment que tingui el temps i els mitjans necessaris per fer-ho eficientment.
Aplicar tots aquests punts pot allargar lleugerament la part inicial de la comunicació, però, si això permet reduir-ne el temps total i els errors que provoquen repeticions i malestar en els implicats, serà una inversió eficaç.
I tot el que sigui eficaç, ens convé aplicar-ho!