Per ser eficient cal tenir algun sistema per organitzar el temps. No importa que sigui GTD, Kanban, Take Action o escriure les coses amb bolígraf a la ma, però si que és necessari establir les coses a fer i la prioritat de les que tenen algun tipus de termini (tot i que més important seria establir la prioritat de les coses que realment val la pena fer!).
Per ajudar a aconseguir aquesta organització, existeixen multitud de programes i aplicacions basats en les diferents metodologies. I pels més tradicionals, també existeixen llibretes específiques per seguir alguns dels sistemes de productivitat personal.
Arribats a aquest punt, cal destacar 2 coses:
- Cap aplicació és perfecte i farà la feina per si sola.
- Cap mètode de productivitat pot fer res per millorar la qualitat de vida si no es posa interés en fer que funcioni.
Si es tenen en compte el factors anteriors, es dedica esforç en seguir el mètode escollit i s’aprofiten les possibilitats de l’aplicació escollida acceptablement bé per convertir-la en una eina de suport i control, tot sortirà bé, l’eficiència serà màxima i es podrà fer tot el que es vulgui.
No, és mentida.
I els principals motius pels que no és tant fàcil es poden resumir en les següents lleis sobre l’aprofitament del temps:
La feina s’expandeix fins a omplir tot el temps disponible per fer-la.
Llei de Parkinson
Qualsevol activitat requerirà més temps del previst, fins i tot si es té en compte la llei de Hofstadter.
Llei de Hofstadter
L’escencia de les dues lleis és la mateixa: calculem malament el temps que es tardarà a fer les coses, pràcticament sempre amb un excés d’optimisme.
Per tant, si el mètode a seguir permet l’assignació de tasques a dies determinats, l’efecte de les lleis de Parkinson i Hofstadter farà que, possiblement, molts dies no s’aconsegueixi fer tot el previst. I si el mètode no assigna dies concrets, igualment tindrem la sensació d’haver fet poca cosa al repasssar la llista de tasques completades.
Això ens pot portar a pensar que el que falla és el mètode, que no és tant bo com semblava al moment de posar-s’hi.
I el canviem. O canviem l’aplicació que utilitzem per gestionar-lo.
El més greu de tot és que mentre es va canviant de mètode i de sistema de gestió, es perd temps replanificant-ho tot segons els nous criteris. Per tant, es perd el temps intentant organitzar-lo per no perdre’l.
Això, a part de ser clarament ineficient, pot generar una sensació de desgana i desesperació que inciti a deixar de buscar la tant preuada eficiència personal.
La conclusió és clara: el primer que cal aprendre al iniciar-se en la productivitat personal i l’eficiència és a acceptar que hi hauran errors, que no tot sortirà com es preveu i que es pot tardar molt de temps a sentir la sensació de control proporcionada per la satisfacció de saber que es té un bon rendiment.
Però, quan és “molt de temps”? Doncs:
El gràfic anterior ho deixa molt clar: esperem que els resultats es comencin a notar immediatament i que siguin progressius, però generalment tarden més a fer-se notar i, quan ho fan, tenen molt més impacte de l’esperat.
I no és una cosa que passi només amb l’eficiència personal, sinó que també ho trobem en persones que es posen a dieta, que comencen en el món de l’esport o que estudien un idioma. I com que els humans som impacients per naturalesa, la majoria acaba abandonant abans de que els resultats arribin.
Per tant, per ser eficient cal tenir algun sistema per organitzar el temps. Però encara més important és tenir paciència! Amb calma, aprenent dels errors i amb predisposició constant a seguir millorant, els resultats arribaran.
I quan arribin, l’esforç i temps invertits hauran valgut la pena.