La majoria de la gent té una o més urgències per atendre diàriament, afectant al temps disponible per les activitats que realment volen fer i deixant activitats sense acabar que es posposen a dies posteriors (fenómen amplificat per no saber dir NO).
Però, quantes d’aquestes urgències son reals? Podria ser que es tractés d’autourgències?
Si jo descobreixo un curs que m’agradaria fer i, casualment, la inscripció acaba el dia següent, és realment urgent fer-la l’endemà.
En canvi, si estic posposant coses que em seria útil fer per acabar una feina on jo mateix he triat la data d’entrega, perquè al acceptar fer-la vaig dir que ho tindria fet en una setmana, es tracta d’una autourgència. Perquè ningú m’havia dit un dia concret per entregar-ho, el vaig triar jo lliurement.
I, sense adonar-nos-en, constantment ens imposem nosaltres els terminis. Justament per això alguns mètodes de gestió del temps, com ara GTD, no son partidaris d’establir dies concrets per cada tasca (a no ser que sigui una reunió o una entrevista amb un client, que evidentment cal anotar-ho al calendari en el moment que s’ha acordat) sinó d’escollir-les segons el context on s’estigui, el temps disponible i l’energia que es tingui.
A més, durant les revisions que cal fer periodicament al sistema de gestió que s’utilitzi, ja haurem establert la importància de cada tasca segons els nostres criteris. I aquest és el punt important! Aquests criteris han d’estar basats en el desig de creixement personal de cadascú, en aconseguir que tot el que es faci ajudi a assolir els objectius vitals que es persegueixen (el que en la filosofia empresarial s’anomena visió, missió i valors).
Per tant, en el moment inevitable en que algú ens encarregui una feina, no li direm: “la setmana que ve ho tindré fet”, sinó “ho faré tant aviat com pugui”. Així s’elimina la data d’entrega fixada i es poden fer les diferents activitats amb l’ordre de prioritats que realment convé a cada persona.
Però si no es tenen clares aquestes prioritats, es viurà dominat per les activitats i feines pendents. Cal asseure’s l’estona que faci falta per escollir adequadament què es vol aconseguir a la vida per tenir el control sobre tot el que es fa.
Passar-se el dia tancant temes urgents no és només culpa dels altres. Si no es fa res per evitar les autourgències, mai es podrà sortir de l’espiral de la falta de temps.